Les entreprises cherchent le meilleur moyen pour centraliser leurs actifs et leurs technologies afin de réduire le coût total de possession et économiser ainsi du temps, des ressources et de l'espace bureau. De plus, la mise en conformité avec les réglementations, de plus en plus nombreuses, sur les documents, les données et les communications représente une question capitale.
Principaux défis
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Dépenses inutiles en matière de transmission de documents:
Le papier, l'impression, l'affranchissement du courrier et les envois par courrier augmentent les coûts.
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Périphériques autonomes trop nombreux :
Les télécopieurs, les imprimantes, les photocopieuses et les scanners augmentent les coûts d'équipement, de même que les lignes téléphoniques excessives et les coûts des appels longue distance.
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Mise en danger des critères de sécurité/conformité :
Les méthodes traditionnelles multiplient le risque d'erreur, sont lentes et ne prennent pas en charge de nombreuses obligations en matière de conformité, comme la consignation et le suivi.
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Fiabilité :
Je vous l'ai envoyé…" Je n'ai rien reçu ". Les méthodes traditionnelles sont souvent synonymes de documents perdus, sans aucune trace.
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Centralisation des investissements informatiques :
Les fonctions de transmission de documents des périphériques multifonctions Xerox et de RightFax remplacent les télécopieurs autonomes.
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La productivité reste faible :
Trop d'entreprises utilisent encore des technologies obsolètes qui font perdre du temps aux employés.
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Dépenses du service d'assistance :
Les périphériques autonomes qui ne sont pas connectés en réseau et intégrés aux logiciels contribuent à l'épuisement des ressources internes et externes.
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Récupération impossible des documents et des données :
De nombreuses entreprises ne disposent pas des fonctionnalités de recherche dont elles ont besoin pour accéder rapidement aux documents transmis ou reçus.
