DocuWare consente di eseguire la scansione, l'indicizzazione e l'archiviazione in un'unica fase nel dispositivo multi-funzione, rendendo questi file elettronici immediatamente disponibili a tutti gli utenti autorizzati nel pool centrale dei documenti.
Funzioni principali
Archiviazione di documenti acquisiti direttamente in un raccoglitore DocuWare
Scelta delle preferenze di accesso, quali accesso in background con utente predefinito fisso o accesso singolo per ogni utente
Utilizzo di un numero illimitato di raccoglitori DocuWare 5
Selezione da un elenco di finestre di archiviazione visualizzate nel dispositivo multi-funzione Xerox
Definizione di finestre di archiviazione specifiche mediante DocuWare Administration
Selezione dei valori indice dagli elenchi di selezione o inserimento degli stessi da tastiera software
Accesso alle impostazioni principali dello scanner del dispositivo multi-funzione (MFP), tra cui modalità simplex o duplex, bianco e nero o colori, risoluzione da 100 a 600 dpi e formati di file PDF, TIFF e JPG.
Aggiunta a/accesso da un pool centrale di documenti disponibile a tutti gli utenti autorizzati
Le intuitive funzionalità dell'interfaccia rendono l'utilizzo di DocuWare estremamente semplice
L'indicizzazione automatica semplifica la ricerca dei file necessari
Ottimizzazione del flusso di lavoro con scansione, archiviazione e recupero di facile esecuzione
Installazione, amministrazione e funzionamento semplici per un utilizzo immediato
Risparmio sui costi di archiviazione dei documenti cartacei grazie a una soluzione digitale che offre un costo complessivo di proprietà contenuto
I documenti digitalizzati possono essere spostati direttamente nei processi di gestione dei contenuti Web
Soluzione scalabile, che cresce in base alle esigenze
Gestione di documenti di tutti i formati
Xerox Extensible Interface Platform (EIP) consente di accedere alle soluzioni software dallo schermo tattile del dispositivo multi-funzione
Le aziende moderne devono affrontare il problema dello smaltimento dei documenti cartacei, difficili da gestire, archiviare e recuperare.
Obiettivi chiave
Individuazione di soluzioni in grado di elaborare automaticamente qualsiasi tipo di documento, indipendentemente dall'origine o dalle procedure di controllo interne che consentono di soddisfare requisiti di conformità e revisione.
Individuazione di possibilità di gestione dei record o dei documenti in modo sicuro e controllato con la possibilità di migliorare le funzionalità del flusso di lavoro, di gestione dei contenuti Web e delle funzioni di integrazione universali.
Offerta di funzionalità avanzate di Enterprise Content Management (ECM) al fine di consentire l'espansione in tutta l'organizzazione.
Individuazione di un modo logico per importare digitalmente i documenti, archiviare i record e consentire agli utenti di reperirli con facilità.
Individuazione di software che consenta sempre un'organizzazione semplice e un'archiviazione sicura.
Ottimizzazione del flusso di lavoro, consentendo la modifica dei documenti anche da posizioni remote e/o da parte di utenti mobili.
Individuazione di una soluzione che consenta una configurazione e un'integrazione facili con le altre applicazioni.
DocuWare CONNECT to Xerox consente di eseguire, in una sola fase, la scansione e l'archiviazione di documenti con dispositivi multi-funzione. È possibile indicizzare i documenti digitalizzati direttamente nel dispositivo multi-funzione rendendoli immediatamente disponibili a tutti gli utenti autorizzati nel pool centrale dei documenti.
La selezione dell'applicazione di archiviazione in DocuWare nel dispositivo multi-funzione (MFP) è semplice. A seconda delle impostazioni, è possibile autenticarsi con un nome utente e una password oppure è possibile accedere a DocuWare come utente predefinito. Le finestre di archiviazione disponibili sono elencate sul display. Quando si seleziona una finestra, vengono visualizzati i relativi campi. Immettere in questi campi le voci di indice del documento. È possibile selezionare le voci dagli elenchi di selezione oppure immetterli con la tastiera software. Dopo aver completato tutti i campi obbligatori, eseguire la scansione del documento. Il documento digitalizzato viene archiviato in background nel raccoglitore DocuWare insieme alle voci di indice assegnate. L'accesso è immediato per tutti gli utenti autorizzati.
Perché scegliere Xerox?
DocuWare è stato realizzato per consentire un'integrazione trasparente con i dispositivi multi-funzione Xerox
Archiviazione diretta da un dispositivo multi-funzione Xerox
Scansione, indicizzazione e archiviazione in un'unica fase con il dispositivo multi-funzione Xerox
Documenti disponibili immediatamente a tutti gli utenti autorizzati
DocuWare CONNECT to Xerox si basa sulla tecnologia DocuWare Web Client. Un tipo di browser Web può essere utilizzato nell'MPF Xerox. Questo comunica via HTTP con il modulo DocuWare CONNECT to Xerox, alla stregua di un'applicazione ASP.NET che può essere eseguita in IIS Microsoft (Internet Information Services).
Per comunicare con il sistema DocuWare, CONNECT to Xerox utilizza l'interfaccia GAPI DocuWare (General Application Programming Interface). I documenti acquisiti sono inviati dal dispositivo Xerox via FTP (File Transfer Protocol) a un server FTP, dove vengono quindi archiviati in una directory.
DocuWare accede a questa directory sul server FTP attraverso il file system, recupera da questo i file acquisiti e archivia i documenti nel raccoglitore DocuWare attraverso l'interfaccia GAPI. Gli indici relativi ai documenti acquisiti vengono trasferiti dal dispositivo CONNECT to Xerox direttamente all'interfaccia GAPI.
Le rinomate copiatrici, stampanti e stampanti multifunzione Xerox sono dotate di piattaforme flessibili in grado di gestire un'ampia gamma di soluzioni software. La funzionalità del software può variare in base al modello del prodotto. Contattare il proprio rappresentante commerciale per informazioni complete sulla compatibilità.
