L'expertise de l'externalisation et des services document pour une meilleure efficacité, des revenus plus rapides et une plus grande satisfaction du client
DocuWare vous permet de numériser, d'indexer et de stocker des documents à partir d'une imprimante multifonctions, et de mettre ces fichiers électroniques immédiatement à disposition des utilisateurs autorisés en les ajoutant à des archives centralisées.
Principales caractéristiques
Stockez les documents numérisés directement dans une armoire DocuWare
Sélectionnez le mode de connexion souhaité : en arrière-plan à l'aide d'identifiants prédéfinis ou individuels pour chaque utilisateur, par exemple
Utilisez un nombre illimité d'armoires DocuWare 5
Effectuez votre sélection parmi une liste de boîtes de dialogue de stockage sur l'imprimante multifonctions Xerox
Définissez des boîtes de dialogue de stockage personnalisées grâce aux fonctions d'administration de DocuWare
Sélectionnez les entrées d'index à partir de listes ou saisissez-les manuellement
Accédez aux paramètres de numérisation de l'imprimante multifonctions, y compris les modes duplex et simplex, le choix entre couleur et noir et blanc, la résolution de 100 à 600 ppp et les formats PDF, TIFF ou JPG
Ajoutez les documents à des archives centralisées pour les mettre à disposition des utilisateurs autorisés
Interface souple pour une utilisation simplifiée
Indexation automatisée pour retrouver rapidement les fichiers recherchés
Améliorez vos processus de travail en simplifiant la numérisation, le stockage et la recherche de vos documents
Installation, administration et utilisation simples pour vous simplifier la vie
Réalisez des économies en réduisant les coûts de stockage des documents papier à l'aide d'une solution numérique au faible coût de revient global
Les documents numérisés s'intègrent en souplesse aux processus de gestion de contenu Web
Une solution évolutive qui s'adapte à vos besoins
Prend en charge tous les formats de document
Le système Xerox Extensible Interface Platform (EIP) vous permet d'accéder aux solutions logicielles directement à partir de l'imprimante multifonctions
De nombreuses sociétés se retrouvent aujourd'hui confrontées à des montagnes de documents papier difficiles à gérer et à stocker.
Principaux défis
Trouver des solutions traitant automatiquement tout type de document peu importe sa source ou les procédures de contrôle internes et permettant de répondre aux exigences juridiques en vue des audits.
Pouvoir gérer les enregistrements ou les documents de manière sécurisée et contrôlée, avec possibilité de développer la solution à l'aide de fonctionnalités de processus de travail, de gestion de contenu Web et de fonctions d'intégration universelle.
Offrir des fonctionnalités de gestion de contenu puissantes afin de permettre de déployer la solution à l'ensemble de l'organisation.
Trouver une solution judicieuse pour importer des documentset conserver les enregistrements sous forme électronique, et permettre aux utilisateurs d'y accéder rapidement.
Trouver une solution logicielle offrant organisation simplifiée et stockage sécurisé à tout moment.
Améliorer les processus, pour permettre la modification à distance des documents, par les utilisateurs mobiles par exemple.
Trouver une solution se configurant facilement et s'intégrant en souplesse aux autres applications.
DocuWare CONNECT to Xerox vous permet de numériser et stocker des documents à partir de votre appareil multifonctions en une seule étape. Indexez les documents numérisés directement à partir de l'imprimante et stockez-les dans des archives centralisées afin de les rendre immédiatement accessibles à tous les utilisateurs dûment autorisés.
Le choix de l'application utilisée pour le stockage des documents dans DocuWare s'effectue sur l'imprimante. En fonction de la configuration, vous pouvez vous identifier en saisissant votre nom d'utilisateur et votre mot de passe ou en recourant à l'utilisateur prédéfini pour la connexion à DocuWare. Les boîtes de dialogue de stockage disponibles s'affichent alors à l'écran. Sélectionnez-en une pour en afficher les champs correspondants. Saisissez dans ces champs les termes d'index du document, en les choisissant dans les listes de sélection ou à l'aide du clavier à l'écran. Une fois tous les champs requis renseignés, numérisez le document. Le document numérisé est stocké en arrière-plan dans l'armoire DocuWare avec les termes d'index qui lui ont été attribués et est immédiatement accessible à tous les utilisateurs dûment autorisés.
Pourquoi choisir Xerox ?
DocuWare est conçu pour une intégration en souplesse aux imprimantes multifonctions Xerox
Archivez des documents directement à partir d'une imprimante multifonctions Xerox
Numérisez, indexez et stockez les documents en une seule étape à partir de l'appareil multifonctions
Les documents sont immédiatement mis à disposition des utilisateurs autorisés
CONNECT to Xerox repose sur la technologie du Web Client DocuWare. L'appareil Xerox est équipé d'un navigateur qui communique par HTTP avec le module DocuWare CONNECT to Xerox, application ASP.NET exécutée dans le cadre de Microsoft IIS (Internet Information Services).
Pour communiquer avec le système DocuWare, CONNECT to Xerox utilise l’interface GAPI (General Application Programming Interface) de DocuWare. Les documents numérisés sont envoyés par le dispositif Xerox via FTP (File Transfer Protocol) à un serveur FTP dans lequel ils sont ensuite stockés.
DocuWare accède au répertoire du serveur FTP dans lequel se trouvent les documents par le biais du système de fichiers, en extrait les fichiers numérisés et les stocke dans l'armoire électronique DocuWare via GAPI. Les données d’index des documents numérisés sont directement transférées à l’interface GAPI par CONNECT to Xerox.
Les copieurs, imprimantes et systèmes multifonctions Xerox, maintes fois primés, intègrent des plateformes d'une grande souplesse pouvant prendre en charge un large éventail de solutions logicielles. Les fonctionnalités logicielles peuvent varier d'un modèle à l'autre. Prenez contact avec votre représentant local pour toute précision relative à la compatibilité.
