Servicios y procesos de subcontratación y externalización de documentos para aumentar la eficiencia, acelerar el tiempo de rentabilidad y mejorar la experiencia del cliente
DocuWare permite escanear, indexar y almacenar documentos desde la máquina multifunción en un solo paso, con lo que los documentos electrónicos quedan disponibles al instante en el archivador central para todos los usuarios autorizados.
Características clave
Almacenamiento de documentos escaneados directamente en un archivador de DocuWare
Elija su preferencia de inicio de sesión; por ejemplo, en segundo plano con usuario predefinido fijo o individual para cada usuario
Use un número ilimitado de archivadores de DocuWare 5
Realice una selección en la lista de cuadros de diálogo de almacenamiento que aparecen en la máquina multifunción de Xerox
Defina cuadros de diálogo de almacenamiento especiales mediante DocuWare Administration
Seleccione entradas de índice desde listas o introdúzcalas mediante un teclado táctil
Acceda a la configuración principal de escáner del dispositivo multifunción, incluidos los modos dúplex o símplex, blanco y negro o color, 100 a 600 ppp y formatos de archivo PDF, TIFF o JPG
Adición a/Acceso desde un archivador central de documentos disponible para cualquier usuario autorizado
Las funciones de interfaz sencillas simplifican el uso de DocuWare
La indexación automática facilita la búsqueda de los archivos que se necesitan
Mejore el flujo de trabajo con escaneado, almacenamiento y recuperación fáciles
Instalación, administración y funcionamiento sencillos, para una ejecución inmediata
Ahórrese el dinero del almacenamiento de documentos en papel con una solución digital que ofrece bajos costes totales de propiedad
Los documentos digitalizados se integran perfectamente en los procesos de gestión de contenido
Solución ampliable que crece con las necesidades
Gestión de documentos en todos los formatos
Xerox Extensible Interface Platform (EIP) permite acceder a soluciones de software desde la pantalla táctil de la máquina multifunción
En la actualidad, las empresas están sobrecargadas de documentos en papel que son difíciles de gestionar, almacenar y recuperar.
Retos clave
Encontrar soluciones que puedan procesar automáticamente cualquier tipo de documento independientemente de su fuente o de los procedimientos de control interno, y que faciliten el cumplimiento de normativas y auditorías.
Encontrar posibilidades de gestionar registros o documentos de forma segura y controlada, con la posibilidad de mejorar las funciones del flujo de trabajo, la gestión de contenido Web y la integración universal.
Proporcionar eficaces prestaciones de gestión de contenido empresarial (ECM) para facilitar la expansión en el ámbito de una organización.
Encontrar un modo viable de importar digitalmente documentos, llevar registros y permitir que cualquier usuario acceda a ellos con facilidad.
Encontrar un software que permita la organización y el almacenamiento seguro en todo momento.
Mejorar el flujo de trabajo, y permitir la edición de documentos incluso desde ubicaciones remotas y por usuarios móviles.
Encontrar una solución que permita la configuración e integración fáciles con otras aplicaciones.
Con CONNECT to Xerox de DocuWare puede escanear y almacenar documentos desde una máquina multifunción en un solo paso. Indexe los documentos digitalizados directamente en la máquina multifunción y póngalos a disposición de todos los usuarios autorizados de forma inmediata en un archivador central de documentos.
La selección en la máquina multifunción (MPF) de la aplicación de almacenamiento de DocuWare es sencilla. Según la configuración, podrá iniciar una sesión en DocuWare con un nombre de usuario y una contraseña, o con un nombre de usuario predefinido. A continuación aparecerán en pantalla los cuadros de diálogo de almacenamiento disponibles. Al seleccionar uno de estos cuadros, se mostrarán los campos de índice del mismo. Introduzca los índices del documento en estos campos. Puede seleccionar valores ya existentes desde listas de selección o introducirlos con el teclado táctil. Cuando haya completado todos los campos obligatorios, escanee el documento. El documento digitalizado se almacenará en segundo plano en el archivador de DocuWare junto con los criterios de índice asignados. A partir de ese momento, todos los usuarios autorizados podrán acceder a él de forma inmediata.
¿Por qué Xerox?
DocuWare se ha diseñado para su integración a la perfección con las máquinas multifunción de Xerox
Archive directamente desde una máquina multifunción de Xerox
Escanee, indexe y almacene en un solo paso en la máquina multifunción de Xerox
Los documentos pasan a estar a disposición de todas las personas autorizadas de forma inmediata
DocuWare CONNECT to Xerox se basa en la tecnología del DocuWare Web Client. Se ejecuta un tipo de navegador Web en el MFP de Xerox. Este navegador se comunica con el módulo CONNECT to Xerox de DocuWare, una aplicación ASP.NET que se ejecuta en Microsoft IIS (Internet Information Services), mediante HTTP.
Para poder comunicarse con el sistema DocuWare, CONNECT to Xerox utiliza la interfaz GAPI (General Application Programming Interface, interfaz general de programación de aplicaciones) de DocuWare. Los documentos escaneados se envían desde el dispositivo de Xerox a un servidor a través de FTP (File Transfer Protocol, protocolo de transferencia de archivos). Se almacenan entonces en un directorio de este servidor.
DocuWare accede a este directorio del servidor FTP a través del sistema de archivos, obtiene los archivos escaneados y almacena los documentos en el archivador de DocuWare mediante la GAPI. CONNECT to Xerox transfiere los datos de índice de los documentos escaneados directamente a la interfaz GAPI.
Las premiadas copiadoras, impresoras e impresoras multifunción de Xerox incluyen plataformas flexibles que se adaptan a una gran variedad de soluciones de software. La funcionalidad del software puede variar según el modelo de producto. Contacte con su agente de ventas local para información detallada sobre compatibilidad.
